Müəssisə böyüdüyü zaman biznes proseslərinin sayı artır, təsərrüfat əməliyyatlarının aparılması mürəkkəbləşir, artan sənəd dövriyyəsi əlavə işçilərə ehtiyacı artırır, çünki mövcud alətlər cari çağırışlara cavab vermir. Nəticədə proqramın yerinə yetirə biləcəyi işi, bir çox operator-işçilər emal edirlər. Avtomatlaşdırılmış sistemin bir neçə dəqiqə ərzində yerinə yetirə biləcəyi işləri, məsələn, artan işgüzarlıq tələbləri və bu və ya digər işlərin yerinə yetirilməsi vaxtı bəzən bir neçə gün, hətta həftələr ərzində yerinə yetirilir. Rəqabət aparan bir çox təşkilatın kütləvi avtomatlaşdırılması faktını nəzərə alsaq, avtomatlaşdırılmamış biznes prosesləri rəqabət qabiliyyətsizliyinə və biznesin mənfəətsizliyinə gətirib çıxarır.

Belə hallarda menecment bir çox biznes proseslərinin avtomatlaşdırılmasına, xərclərin azalmasına və səmərəliliyin artırılmasına səbəb olan ERP sistemlərinin tətbiqi barədə düşünür. Lakin, müəssisənin ERP sisteminə ehtiyacı olub olmadığını və istifadəsinin hansı üstünlükləri verəcəyini anlamaq üçün onun nə olduğunu bilmək vacibdir.

Nəzəri cəhətdən, ERP biznes proseslərini avtomatlaşdırmaq və sürətləndirmək üçün nəzərdə tutulmuş müəssisənin resurs planlaşdırma sistemidir (Enterprise Resource Planning). O, müəssisənin strategiyası və fəaliyyətini həyata keçirmək üçün ümumi vasitədir ki, bu da aşağıdakı istiqamətləri nəzərə alır:

Planlaşdırma. ERP sistemində müəssisə səviyyəsində planlaşdırma - razılaşdırılmış planlar toplusunun (istehsal, təchizat, satış planları) tərtib edilməsidir. Planlaşdırmanın əsas vəzifəsi müxtəlif şöbələrin əməliyyatlarını müvafiq şəkildə tənzimləməkdir.

Satış. ERP sistemində satışların idarə olunması müəssisədə mal və xidmətlərin satış proseslərinin optimallaşdırılması və avtomatlaşdırılması üçün nəzərdə tutulub. O, təkliflərin yaradılmasını, sifarişlərin emalını, qiymət və endirimlərə nəzarəti sadələşdirir, həmçinin müştərili xidmətinin keyfiyyətini artırır.

İstehsalın idarə edilməsi. ERP sistemi çərçivəsində istehsal - tam istehsal dövrünün planlaşdırılması, idarə olunması və hesablanmasına imkan verən proqram həllidir.

Reqlamentləşdirmə uçotu. İnformasiya sistemində reqlamentləşdirmə uçotu - qanunvericiliklə müəyyən edilmiş və müəssisənin uçot siyasətində qeydə alınmış uçotdur. Müəssisədə reqlamentləşdirmə uçotunun aparılmasının əsas məqsədi, reqlament hesabatının yaradılmasıdır.

Anbarın idarə edilməsi. ERP sistemində anbar və ehtiyatların idarə edilməsi işçilərin əmək xərclərinin optimallaşdırılmasına, malların bölmələrdə yerləşdirilməsinə, qalıqların ünvanlı saxlanılmasına, malların gəlişinə, daşınmasına, göndərilməsinə və inventarlaşdırılmasına imkan verir.

Xəzinədarlıq. Kassalarda olan pul vəsaitlərini bank hesablaşmalarında, valyuta, xüsusi və depozit hesablarında səmərəli idarə etməyə və təşkilatların ödənişlərinə nəzarət etməyə imkan verən sistemdir.

Büdcələşdirmə. Büdcələşdirmə şirkətin fəaliyyətinin maliyyə planlaşdırılmasını həyata keçirməyə, optimal həllər hazırlamağa və şirkətin maliyyə məqsədlərinə çatmasına nəzarət etməyə imkan verir.

Beynəlxalq maliyyə uçotu. Beynəlxalq standartlar üzrə, həmçinin şirkətdə qəbul edilmiş idarəetmə maliyyə uçotunun aparılması qaydalarına uyğun olaraq uçot aparmaq və hesabat tərtib etmək üçün alətlər təqdim edir.

ERP sisteminin məqsədi – məhsulların dəyərinin effektiv idarəetmə vasitələrinin hazırlanması və rəqiblər qarşısında üstünlük əldə etmək məqsədi ilə müəssisənin fəaliyyətini optimallaşdırmaqdır. Bu məqsədə nail olmaq üçün istehsal prosesinin təkmilləşdirilməsinə imkan verən xüsusi planlaşdırma və idarəetmə metodları tətbiq edilmişdir.

ERP sistemlərinin üstünlükləri və mənfi tərəfləri

ERP, ilk növbədə, müəssisənin iş proseslərini güclü sistemdə birləşdirilməsi üçün bir vasitədir, buna görə də onun üstünlüklərini uzun müddət sadalamaq olar. Onlar arasında önəmli olanlar aşağıdakılardır:

Məlumatların əlçatanlığı. Bir dəfə əlavə edilmiş məlumat bütün şöbələr üçün əlçatan olur;

Məlumatların razılaşdırılması. Ümumi məlumat bazasından istifadə - məlumatların yoxlanılması, razılaşdırılması və təsdiq edilməsindən azad edir.

İşçilərin fəaliyyətinə nəzarət. Eyni məlumat müxtəlif şöbələr tərəfindən istifadə edildikdə, rəqəmlərdə uyğunsuzluqlar mümkün deyil. Ümumi məlumat bazası işçilər tərəfindən sui-istifadə ehtimalını aradan qaldırır: müəssisə rəhbərliyi uyğunsuzluqları və onların səbəblərini real vaxt rejimində görür;

İnsan faktoru ilə bağlı səhv sayının azaldılması. Mərkəzləşdirilmiş proqram, məsələn, məhsulların yanlış anbardan silinməsinə imkan verməyəcək, çünki ümumi məlumat bazası həmin məhsulun orada olmadığını göstərəcəkdir;

Hazır kompleks alətlər dəsti. Məsələn, satış şöbəsi əməkdaşları qaimə-faktura yaradırsa, bu avtomatik olaraq mühasibat sənədlərinin formalaşdırılması üçün əsas kimi görülür, və ödənişdən sonra isə anbar sənədləri kimi qiymətləndirilir;

Yalnız lazım olan həllərdən istifadə. ERP sisteminin özəl xüsusiyyəti, onun böyük sayda prosesi həyata keçirməsinə imkan verdiyi hesab olunur. Başlanğıcda, adətən, imkanların yalnız bir hissəsi istifadə olunur. Ancaq müəssisənin inkişafı və genişlənməsi ilə yeni həllərin tətbiqinə imkan verən proqramlar qoşulur.

ERP sisteminin istifadəsinin mənfi tərəfi onun üstünlüklərinin nəticəsi hesab olunur. Bu mürəkkəb proqramdır, ona görə də onun alınması və həyata keçirilməsinin dəyəri kifayət qədər yüksəkdir. Həmçinin, məlumatların saxlanması və işlənməsi avadanlıqları üçün də yüksək tələbatlar təqdim edilir.